Das neue Jahr ist da und damit für viele Unternehmen der Vorsatz, die KI-Implementierung endlich anzugehen. Doch was führt schneller zu echten Ergebnissen – isolierte Experimente oder eine durchdachte KI-Strategie für 2026? Unsere Erfahrung zeigt: KI-Implementierung ist keine reine IT-Beschaffung, sondern ein Change-Management-Projekt. Wer das versteht, spart Zeit und Frustration. In diesem Beitrag geben wir erste Impulse für Unternehmen, die jetzt in die Entwicklung ihrer KI-Strategie einsteigen.
Schatten-KI und isolierte Experimente: Warum beides nicht funktioniert
Wenn es um Künstliche Intelligenz geht, sehen wir zwei typische Muster:
Die erste Gruppe nutzt KI wie jeder andere Heimanwender auch. Prompts werden immer wieder neu eingetippt, der notwendige Kontext muss jedes Mal erneut erläutert werden. Die Ergebnisse bleiben meist mittelmäßig, die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus. Hinzu kommt das Risiko der „Schatten-KI“ – also KI-Nutzung, die ohne klare Richtlinien und am IT-Team vorbei stattfindet. Das schafft nicht nur Sicherheitsrisiken, sondern verhindert auch organisationales Lernen.
Die andere Gruppe hat verstanden: Bei erfolgreicher KI-Integration spielen die Tools zwar eine Rolle, aber klar definierte Prozesse und unternehmensspezifischer Kontext sind entscheidender.
KI-Implementierung ist Change Management
Manche Unternehmen sehen in der KI-Integration ein einfaches Software-Problem. Die LLM-Lizenzen sind schnell gekauft – aber das Problem ist damit nicht gelöst. Das gilt auch für isolierte KI-Initiativen. Beide Ansätze führen oftmals nicht zur gewünschten Transformation.
Eine echte KI-Implementierung bedeutet Change Management. Sie betrifft Arbeitsweisen, Prozesse und oft auch die Unternehmenskultur. Die Technologie ist dabei meist der kleinere Teil der Gleichung – der entscheidende Hebel liegt in der gezielten Begleitung des Wandels: klare Verantwortlichkeiten, Zeit zum Erproben und eine Kultur, die Lernen ermöglicht.
Für die Strategieentwicklung bedeutet das: Die KI-Implementierung muss einen vergleichbaren Stellenwert wie andere zentrale Unternehmensprozesse erhalten – mit klaren Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Zielen.
Eine echte KI-Implementierung bedeutet Change Management.
Welche Prozesse schaffen Wertschöpfung?
Diese Frage klingt einfach, ist aber meist schwer zu beantworten.
Aus dem KI-Blickwinkel betrachtet lautet sie: Wo kann KI die größte Hebelwirkung erzeugen? Welche Workflows sollten mit KI abgebildet oder unterstützt werden?
Dazu ist zunächst zu klären, wie diese Prozesse überhaupt aussehen. Hier warten oft Hausaufgaben, weil Prozesse selten wirklich dokumentiert sind.
Neben den Prozessen kommt dem unternehmensspezifischen Kontext eine zentrale Rolle zu: Wie kann dieser so für die KI aufbereitet werden, dass sie optimale Unterstützung leisten kann?
Und im Sinne von Transformation: Wie können die gemachten Erfahrungen innerhalb einzelner Teams, Abteilungen und im besten Fall im gesamten Unternehmen effizient geteilt werden?
Der Stellenwert von KI im Unternehmen
Der Stellenwert von KI ist auch eine Budgetfrage, die jedes Unternehmen individuell beantworten muss.
Ein Aspekt dabei: Soll ein zusätzliches Budget für die KI-Integration geschaffen oder sollen bestehende Budgetlinien umgeschichtet werden?
Wird das KI-Budget aus bestehenden Töpfen finanziert, etwa durch Einsparungen in anderen Bereichen, steigt der Rechtfertigungsdruck: Die KI-Investition muss dann nicht nur für sich selbst funktionieren, sondern auch die Lücke an anderer Stelle ausgleichen.
Das beschreibt eine der grundlegenden Herausforderungen: Alle relevanten Prozesse müssen beleuchtet werden, bevor die Transformation starten kann – und gleichzeitig müssen Budgetlinien vorausgeplant werden.
Klare Prozesse und messbare Ziele
Wichtig ist, klar zwischen Prozessen und Zielen zu unterscheiden. Je klarer ist, was erreicht werden soll, desto einfacher wird die KI-Implementierung.
Die folgenden Fragen können ein erster Impuls sein:
- Wie sehen unsere Prozesse aktuell aus und wie genau sind diese dokumentiert?
- Welche Informationen werden für die einzelnen Prozesse benötigt und in welcher Form liegen diese vor?
- Welche weiteren Ressourcen sind für die Umsetzung erforderlich?
- Wie werden die benötigten Informationen aktuell genutzt und verarbeitet?
- Gibt es klar definierte Regeln oder Schwellenwerte, die berücksichtigt werden müssen?
- Welchen Teil des Prozesses kann die KI erledigen und welche Entscheidungen sollten weiterhin von Menschen getroffen werden?
- Welche Ergebnisse sollen erzielt und welche Ziele erreicht werden?
Diese Vorgehensweise lohnt sich: Sie schafft die Möglichkeit, grundlegende Geschäftsprozesse kritisch zu beleuchten. Müssen diese überarbeitet und neu gestaltet werden, oder reichen einfache Anpassungen? Bei der Bewertung von Prozessen werden oft Ineffizienzen entdeckt, die bisher als gegeben hingenommen wurden.
Mitarbeitende mitnehmen: KI-Ängste ernst nehmen
KI ist ohne Frage eine Disruption und sorgt für Verunsicherung. Die Sorge um Arbeitsplätze ist berechtigt und muss ernst genommen werden.
KI unterscheidet sich von früheren Disruptionen dadurch, dass sie unsichtbar ist – nicht greifbar wie eine Dampfmaschine oder ein Schweißroboter. Dazu kommt, dass sich KI auf alle Unternehmensbereiche auswirkt, nicht nur auf einen einzelnen Prozess.
Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden abzuholen und zu befähigen, KI effizient zu nutzen. Dabei geht es nicht um die Frage „KI oder Mensch“, sondern um „Mensch mit KI“. Richtig eingesetzt, kann KI Arbeitsplätze sichern: Sie hilft, den Fachkräftemangel zu kompensieren, und macht Mitarbeitende produktiver und wertvoller.
Mitarbeitende benötigen nicht nur eine punktuelle Weiterbildung, sondern auch genügend Zeit, um die notwendigen Kompetenzen im Arbeitsalltag weiterzuentwickeln. Ohne diese Zeit wird selbst das beste Training verpuffen.
Die KI-Transformationsreise
5 Phasen vom Chaos zur strategischen KI-Excellence
"Wilder Westen"
"Copilot gekauft, Problem nicht gelöst"
"KI als persönlicher Sparringspartner"
"Multiplayer KI-Teams"
"Human-led, Agent-operated"
Drei Blickwinkel für die KI-Strategie
Eine wirksame KI-Strategie betrachtet drei Ebenen:
- Individuelle Ebene: Wie kann der Umgang mit KI auf persönlicher Ebene optimiert werden? Wie können Mitarbeitende mitgenommen werden? Welches Empowerment ist notwendig? Anders ausgedrückt: Wie kann sichergestellt werden, dass statt “Schatten-KI” echte Fortschritte bis hin zum Teamwork erreicht werden?
- Workflow-Ebene: Wie können Arbeitsabläufe mit KI unterstützt werden? Welche Workflows bestehen aktuell, welche davon können angepasst werden, damit KI-Unterstützung funktioniert? Welche können komplett überarbeitet oder gestrichen werden? Und welche Workflows sind es überhaupt wert, dass zusätzliche Ressourcen investiert werden?
- Automatisierungs-Ebene: Bei welchen Kernprozessen können KI-Automatisierungen zu Effizienzsteigerungen führen? Dies unterscheidet sich von der Workflow-Ebene dadurch, dass hier tatsächlich automatisiert wird, während bei Workflows der Mensch weiterhin Teil des Prozesses bleibt.
KI wird sich auf alle Bereiche des Unternehmens auswirken. Deshalb ist es wichtig, nicht nur auf die „low-hanging fruits“ abzustellen, sondern alle Bereiche zu betrachten. Das benötigt Zeit und echte Einblicke ins Unternehmen – pauschale Ratschläge führen selten zum gewünschten Erfolg.
Strategie und Vision: Zwei Ansätze kombinieren
Bei der Umsetzung fahren viele Unternehmen zweigleisig:
Inkrementeller Ansatz: KI wird in einzelne Workflows eingebunden. Die Lernphase ist kurz, Erfolge werden schnell sichtbar, die KI entlastet menschliche Teammitglieder. Der Nachteil: Prozesse werden einfach mit KI „nachgebaut“, zusätzliche Effizienzgewinne bleiben unrealisiert.
Transformativer Ansatz: Es entstehen Prozesse, die bisher nicht denkbar waren, weil sie durch ein menschliches Team nicht abgebildet werden konnten. Prozesse werden nicht nachgebaut, sondern mit Hilfe der KI komplett neu gestaltet und optimiert.
Ein guter Mix aus beiden Ansätzen führt zum Ziel: Die inkrementellen Vorteile schaffen Vertrauen in die Technologie und machen erste Erfolge schnell sichtbar. Das schafft die Grundlage für die eigentliche Transformation, bei der manches „Das haben wir schon immer so gemacht“ über Bord geworfen werden darf.
Die ersten Schritte
Die Entwicklung einer KI-Strategie kann überwältigend wirken. Mit einem strukturierten Prozess gelingt der Einstieg.
Wichtig ist, die Ausgangslage genau zu verstehen – in welcher Phase befindet sich Ihr Unternehmen? – und von dort die ersten Schritte zu planen.
Damit die KI-Implementierung zu einem echten Erfolg mit tatsächlichen Mehrwerten wird, muss sie als Transformationsprozess verstanden werden. Einer, bei dem die Tools zwar auch eine Rolle spielen, aber – gemessen an allem anderen – eine nachrangige.
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